Khái niệm
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng trong kế toán, là căn cứ để:
- Ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành.
- Kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
- Báo cáo tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Cung cấp thông tin cho các bên liên quan.
Phân loại
Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán được phân loại theo các tiêu thức sau:
- Theo hình thức: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
- Chứng từ gốc là chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Chứng từ ghi sổ là chứng từ được lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc chứng từ gốc đã được xử lý.
- Theo nội dung: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ nội bộ và chứng từ ngoại vi.
- Chứng từ nội bộ là chứng từ được lập, sử dụng trong nội bộ đơn vị kế toán.
- Chứng từ ngoại vi là chứng từ được lập, sử dụng giữa đơn vị kế toán với các tổ chức, cá nhân khác.
- Theo thời điểm lập: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ lập trước khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, chứng từ lập sau khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và chứng từ lập đồng thời với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Theo thời điểm sử dụng: Chứng từ kế toán được phân loại thành chứng từ sử dụng một lần và chứng từ sử dụng nhiều lần.
Nội dung
Chứng từ kế toán phải có đủ các nội dung sau:
- Tên chứng từ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị lập chứng từ.
- Tên, địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền của đối tượng kế toán.
- Chữ ký của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ và người có liên quan.
Lưu trữ
Chứng từ kế toán phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được quy định như sau:
- Đối với chứng từ kế toán của doanh nghiệp, hợp tác xã:
- 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2007.
- 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh từ ngày 01/01/2008 trở đi.
- Đối với chứng từ kế toán của các tổ chức, cá nhân khác:
- 5 năm đối với chứng từ kế toán dùng để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2007.
- 10 năm đối với chứng từ kế toán dùng để ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh từ ngày 01/01/2008 trở đi.
Chứng từ kế toán được lưu trữ theo nguyên tắc sau:
- Chứng từ kế toán được sắp xếp theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
- Chứng từ kế toán được bảo quản ở nơi an toàn, phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, mối mọt.
- Chứng từ kế toán được bảo quản trong thời hạn quy định của pháp luật.
Kết luận
Chứng từ kế toán là một trong những yếu tố quan trọng trong kế toán. Kế toán viên cần nắm vững các quy định về chứng từ kế toán để lập chứng từ đúng quy định, phục vụ tốt cho công tác kế toán.
Xem thêm